Fra tiltak til fast jobb: Den digitale veien til målet

Portalen knytter jobbsøkere, veiledere og potensielle arbeidsgivere sammen gjennom en helhetlig løsning.

Coretrek fikk oppdraget med å utvikle en spesifikasjon for en ny portal for digital karriereveiledning.  Dokumentasjonen var bygget på spesifikasjonen og arbeidet som tidligere hadde blitt gjort med DOFA, et anbud til NAV som partnerskapet mellom de fem bedriftene Astero (Molde), iFokus (Larvik), Oslokollega, Arba (Bærum) og Ressurs Tromsø ikke vant. 

Selv om dette opprinnelig var et anbud rettet mot NAV, dannet forarbeidet et solid fundament for utviklingen av karriereportalen.

Portalen skulle fungere som et felles verktøy for generell oppfølging av deltakere på ulike arbeidsrettede tiltak og veiledningsprosesser i partnerskapet. Samarbeidet startet som et initiativ mellom fem ledende bedrifter – Astero (Molde), iFokus (Larvik), Oslokollega, Arba (Bærum) og Ressurs Tromsø – men har senere utvidet seg betydelig og omfatter i dag ca 40 av Norges ledende arbeids- og inkluderingsbedrifter under paraplyen Kopano.

Balansen mellom sømløs informasjonsflyt og streng tilgangskontroll var den største utfordringen ved å integrere tre ulike portaler, jobbsøker-, veileder- og arbeidsgiverportal – i én felles løsning med differensierte brukerroller og tilganger.

Å utvikle tre separate systemer ville ført til fragmentert data, synkroniseringsproblemer og høyere vedlikeholdskostnader. Utfordringen var derfor å bygge én løsning som:

1. Samler data slik at informasjonen er "én sannhet" for alle parter.
2. Isolerer data strengt slik at personvern ivaretas og brukere kun ser informasjon de er autorisert til å se.
3. Håndterer sanntidsoppdateringer slik at handlinger utført av én part umiddelbart reflekteres for de andre uten forsinkelser.

Vår løsning

Coretrek løste dette ved å designe Karriereportalen som et enhetlig økosystem med en felles backend-kjerne, men med modulære grensesnitt.

• Rollebasert tilgangsstyring: Kjernen i løsningen er et avansert tilgangssystem. I stedet for å bygge tre ulike databaser, benyttes én felles database der tilgangsnivået er strengt koblet til brukerens rolle. Dette sikrer at veilederen ser det store bildet, mens arbeidsgiveren kun får tilgang til profiler og informasjon som er aktivt delt med dem.
• Enhetlig backend: Ved å ha en felles "motor" i bunnen, er all informasjonsflyt umiddelbar. Når en jobbsøker oppdaterer en CV eller markerer en milepæl, er informasjonen tilgjengelig for veilederen sekundet etter, uten behov for manuell synkronisering mellom systemer.
• Modulær frontend: Selv om systemet deler database, er brukerflatene utviklet modulært. Det betyr at jobbsøkeren får et dashbord tilpasset sin prosess, mens veilederen får et profesjonelt verktøy for administrasjon. Dette gir hver brukergruppe en opplevelse av å være i et "eget" system, samtidig som de teknisk sett opererer i den samme, integrerte løsningen.

Denne arkitekturen gjør systemet skalerbart, sikkert og ekstremt effektivt, da man eliminerer alle barrierer for kommunikasjon mellom aktørene.

Karriereportalen fungerer som et samlingspunkt for alle involverte. I stedet for å spre kommunikasjonen over e-post og telefon, skjer alt på ett sted. Dette gjør det enkelt for veilederen å følge jobbsøkerens fremgang i sanntid. Når informasjonen er lett tilgjengelig, blir det mye enklere å tilpasse oppfølgingen nøyaktig etter den enkeltes behov.

For jobbsøkeren betyr dette mer kontroll over egen prosess, siden man alltid har tilgang til verktøy og meldinger uavhengig av kontortid. Samtidig får arbeidsgivere en enklere vei til å finne kandidater med riktig kompetanse. Ved å samle alt på ett sted, skaper vi et mer ryddig og åpent samarbeid som gjør veien fra tiltak til fast jobb både tryggere og mer effektiv for alle parter.

En enklere hverdag for jobbsøkeren

For jobbsøkeren fungerer plattformen som et personlig dashbord som gir trygghet og oversikt i en ellers uoversiktlig prosess. Plattformen forvandler jobbsøkerprosessen fra å være noe passivt man deltar i, til å bli en strukturert og målrettet reise hvor søkeren selv er i førersetet. 

• Mestring og eierskap: Ved å ha full oversikt over egne oppgaver, milepæler og fremgang, opplever søkeren å ta aktivt styring over sin egen karrierevei.
• Tilgjengelighet: Alle relevante verktøy, dokumenter og kommunikasjonsmuligheter er samlet på ett sted. Dette betyr at støtte og informasjon alltid er bare et klikk unna, uavhengig av tid og sted.
• Redusert stress: Direkte tilgang til veileder og en tydelig struktur reduserer usikkerheten som ofte følger med det å stå utenfor arbeidslivet. Søkeren føler seg sett og ivaretatt, ettersom all samhandling er ryddig, sikker og profesjonell.

Et effektivt verktøy for oppfølging for veilederene

Veilederportalen fungerer som et kontrollsenter for de som jobber med arbeidsrettede tiltak. Hensikten med portalen er å fjerne unødvendig papirarbeid, slik at veilederen kan bruke mer tid på det som virkelig betyr noe: Å støtte jobbsøkeren i prosessen mot jobb eller utdanning.

• Full oversikt og status: Veilederen får et oversiktlig dashbord som viser alle kandidater. Her ser man raskt hvem som trenger oppfølging, hvilke oppgaver som er fullført, og hvem som er klare for neste steg i prosessen. Det gir en unik evne til å prioritere innsatsen der den trengs mest.
• Sikker og effektiv kommunikasjon: Portalen samler all dialog. Veilederen kan sende meldinger, dele dokumenter og booke videomøter direkte i systemet. Dette sikrer at all kommunikasjon foregår på en sikker plattform som ivaretar personvernet, samtidig som man unngår usikre e-postutvekslinger.
• Enkel dokumentasjon og rapportering: Systemet automatiserer mye av loggføringen. Dette gjør det enkelt for veilederen å dokumentere fremgang, skrive referater fra samtaler og generere nødvendige rapporter til samarbeidspartnere eller myndigheter. Alt ligger samlet på ett sted, noe som sparer mye tid ved arkivering og oppfølging.
• Strukturert oppfølgingsplan: Veilederen kan enkelt opprette, tildele og følge opp milepæler for hver enkelt kandidat. Man kan tilpasse tiltaksplaner fortløpende basert på kandidatens utvikling, noe som gir en mer skreddersydd og profesjonell oppfølging.

En enkel vei til rekruttering for arbeidsgivere

Arbeidsgiverportalen forenkler rekruttering for bedrifter som ønsker å hente kandidater fra arbeidsrettede tiltak. Plattformen fungerer som en profesjonell inngang til kandidater, der all nødvendig informasjon – som CV-er og ferdighetskartlegginger – er lett tilgjengelig og kvalitetssikret.

Den sømløse koblingen til veilederportalen er en av de største styrkene.

• Rask dialog: Bedrifter kan sende forespørsler direkte i systemet, noe som utløser umiddelbare varsler hos veileder.
• Felles oversikt: Siden partene ser den samme informasjonen, unngår man misforståelser og sparer tid på informasjonsinnhenting.
• Koordinert oppfølging: Veileder og arbeidsgiver kan enkelt samarbeide om kandidatens utvikling, noe som skaper trygghet og forutsigbarhet gjennom hele ansettelses- eller praksisperioden.